Je bent ondernemer en wilt graag een professionele ruimte om je klanten te ontvangen. Een kantoorruimte huren is dan voor vele ondernemers een goede optie. Maar het huren van een kantoorruimte brengt ook verschillende kosten met zich mee. Denk hierbij aan de huurprijs, schoonmaakkosten, het aanschaffen van apparatuur etc.
Naast het feit dat het huren van een kantoorruimte geld kost, heb je als ondernemer ook een aantal voordelen. Zo kan je bepaalde kosten aftrekken van de belastingen. Maar is de huur van je kantoorruimte ook aftrekbaar? We nemen het met je door.
Aftrekbaarheid van huurkosten
Of de huur van jouw kantoorruimte aftrekbaar is, is afhankelijk van meerdere factoren. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de aard van jouw onderneming en op welke manier je jouw kantoorruimte wilt gaan gebruiken.
Daarnaast heeft de belastingdienst een aantal regels voordat jouw huurkosten aftrekbaar zijn. De btw van een gehuurde kantoorruimte is alleen aftrekbaar als deze minimaal voor 90% via de voorbelasting is te verrekenen. Je moet dus wel echt geld verdienen.
Om er achter te komen of jouw huurkosten aftrekbaar zijn, kan je rekening houden met de volgende richtlijnen:
- Zakelijk gebruik: De huurkosten van een kantoorruimte zijn over het algemeen aftrekbaar als je de ruimte alleen voor zakelijke doeleinden gebruikt. Dit geldt voor zowel eenmanszaken als vennootschappen.
- Redelijkheid: De kosten moeten redelijk zijn in verhouding tot het gebruik van de ruimte. Dit betekent dat je geen extreem luxueuze kantoorruimte kunt huren en verwachten dat alle kosten volledig aftrekbaar zijn.
- Bewijslast: Zorg ervoor dat je voldoende bewijsmateriaal hebt om aan te tonen dat de huurkosten ook echt voor jouw onderneming zijn. Dit kan bijvoorbeeld contracten, facturen en betalingsbewijzen te verzamelen.
- Huurcontract: Het is belangrijk om een huurcontract op te stellen dat de voorwaarden van de huur, de duur van het contract en het zakelijk gebruik van de ruimte duidelijk beschrijft. Dit kan later van pas komen bij belastingaangiften en controles.
Zorg hierbij dat de volgende onderwerpen terugkomen in jouw huurcontract:
- Gegevens van de verhuurder
- Is je huur belast met btw
- Startdatum van de huur
- Omschrijving van de ruimte
- Datum van het boekjaar van de huurder
- Gemengd gebruik: Als je de kantoorruimte zowel voor zakelijke als niet-zakelijke doeleinden gebruikt, moet je de kosten naar evenredigheid verdelen. Alleen het zakelijke deel is dan aftrekbaar.
Om antwoord te geven op de vraag: Ja, je huurkosten van een kantoorruimte zijn aftrekbaar. Zolang je je aan de bovenstaande richtlijnen kunt houden, kan je de huur van je belasting aftrekken.
Aftrekbare kosten van jouw kantoorruimte
Voldoe je aan alle regels die gesteld zijn door de Belastingdienst? Dan kan je de volgende kosten aftrekken:
- De huur van de bedrijfsruimte
- Energiekosten
- Verzekeringskosten
- Schoonmaakkosten
- Inrichtingskosten
- Huisstijlkosten